Tìm giải pháp giảm hội họp

Những ngày cuối năm, về một số địa phương, chúng tôi thấy lãnh đạo chủ chốt cấp huyện và trưởng, phó các phòng, ban chuyên môn tất tả “chạy xô” hội, họp. Có vị chia sẻ có buổi phải chạy đi chạy lại 2 – 3 cuộc họp. Đây là thực tiễn đặt ra, đòi hỏi các cấp, các ngành cần phải nghiên cứu nghiêm túc để có giải pháp giảm họp.

Đến thời điểm này, chưa có một khảo sát về số lượng diễn ra các cuộc họp, hội nghị ở mỗi cấp, ngành, cơ quan, đơn vị theo tháng, quý hay năm. Tuy nhiên, qua nhiều nguồn phản ánh thì hiện nay, việc tổ chức hội họp đang diễn ra quá nhiều. Thủ tướng Chính phủ đã ban hành nhiều quy định về chế độ hội, họp: Từ Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg quy định về chế độ họp, đến Chỉ thị số 05/2008/CT-TTg về việc nâng cao hiệu quả sử dụng thời gian làm việc của cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước, trong đó có yêu cầu về chế độ hội họp. Bên cạnh đó có một số văn bản ban hành về quy chế làm việc mẫu của UBND cấp tỉnh, huyện và xã. Về phía tỉnh cũng đã ban hành đề án giảm họp, tăng cường công tác chỉ đạo, điều hành từ hơn chục năm trước.

Một cuộc sinh hoạt chi bộ ở huyện Nghĩa Đàn. Ảnh chỉ có tính minh họa

Ông Lê Bá Hùng – Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông cho rằng, các cuộc họp hiện nay không hề giảm. Minh chứng cách đây hơn 10 năm, khi đang là Chánh Văn phòng Tỉnh ủy, mỗi năm, ông nhận khoảng 500 giấy mời tham gia cuộc họp, hội nghị; Cách đây 2 năm khi làm Trưởng ban Dân vận Tỉnh ủy, và nay là Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, ông cũng nhận khoảng chừng đó giấy mời. Cùng phản ánh vấn đề này, ông Hoàng Quốc Hào – Giám đốc Sở Tư pháp cho rằng, có những ngày, Sở Tư pháp nhận được 7 giấy mời họp mà cuộc họp nào cũng yêu cầu lãnh đạo sở đi họp, nhưng sở chỉ có 1 giám đốc và 3 phó giám đốc thì không thể sắp xếp được.

Không chỉ số lượng hội họp nhiều, quá trình theo dõi cho thấy có không ít cuộc họp còn hình thức, không cần thiết hoặc do công tác chuẩn bị không chu đáo, dẫn đến những vấn đề đưa ra bàn bạc không được giải quyết rốt ráo, họp nhưng không đưa ra được kết luận cuối cùng. Thành phần mời ở một số cuộc họp quá rộng, một số người tham dự họp ý thức không cao, đi đầu buổi “điểm danh” rồi “rút êm”.

Theo nhiều ý kiến, những tồn tại, bất cập trong việc tổ chức hội họp hiện nay đang đi ngược lại chủ trương hiện đại hóa nền hành chính, cải cách hành chính, đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, điều hành. Đây cũng là nguyên nhân làm cán bộ, nhất là cán bộ lãnh đạo xa dân do phải tham gia nhiều cuộc họp, không có thời gian trực tiếp tháo gỡ những vấn đề bức thiết của nhân dân. Hơn thế, công việc của cơ quan, đơn vị cũng chậm trễ do không có thời gian để xử lý. Việc tổ chức nhiều cuộc họp không cần thiết đang gây lãng phí nguồn lực khá lớn, nhất là đối với các huyện miền núi khi về tỉnh họp, ngoài kinh phí xăng xe, còn phát sinh thêm tiền ăn, tiền nghỉ.

Lãnh đạo thành phố Vinh gặp gỡ cán bộ khối Yên Trung, phường Hưng Dũng.

Từ thực tiễn quản lý, ông Phan Văn Tuyên – Chủ tịch UBND huyện Yên Thành cho rằng, nguyên nhân dẫn đến có nhiều hội họp như hiện nay, trước hết là do cơ chế điều hành của chúng ta hiện nay quy định có những vấn đề, nội dung phải xin ý kiến và thông qua cấp này, cấp nọ, cho nên có những cuộc buộc phải họp, dù thực tế không cần thiết phải tổ chức cuộc họp. Về chủ quan, do người chủ trì, điều hành các cấp chưa định hình để lồng ghép tổng hợp nhiều nội dung để vừa giảm, vừa nâng cao chất lượng các cuộc họp. Bên cạnh đó, có những cuộc họp, do các cơ quan tham mưu chuẩn bị nội dung chưa đảm bảo, dẫn đến tổ chức nhiều cuộc họp và lãng phí thời gian và công sức của nhiều người.

Nguyên nhân này cũng được ông Hoàng Viết Đường – Phó Chủ tịch HĐND tỉnh khẳng định thêm trong một cuộc họp đánh giá, rút kinh nghiệm kỳ họp thứ 8, HĐND tỉnh được tổ chức ngày 24/12/2018: “Chất lượng tham mưu báo cáo, dự thảo nghị quyết trình kỳ họp của các ngành chưa tốt, dẫn đến mặc dù đã có một số cuộc họp của UBND tỉnh tổ chức để đóng góp ý kiến, tuy nhiên, đến cuộc họp thẩm tra của các Ban HĐND tỉnh cũng phải chỉnh sửa, bổ sung nhiều, thậm chí là thay đổi hoàn toàn”.

Và một nguyên nhân quan trọng dẫn đến có nhiều cuộc họp như hiện nay, theo nhiều ý kiến, đó là vấn đề, người đứng đầu các cấp, các ngành còn có tư duy an toàn, sợ trách nhiệm, không dám quyết định mà phải tổ chức các cuộc họp để bàn tập thể quyết định, mặc dù kết luận tại cuộc họp đều do người đứng đầu.

HĐND tỉnh giám sát hoạt động tại thị xã Cửa Lò và huyện Quỳnh Lưu.

Ngày 9/11/2018, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg về quy định chế độ hội họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống chính trị Nhà nước. Vì vậy, để từng bước giải quyết những bất cập, hạn chế đang đặt ra trong vấn đề hội họp, thiết nghĩ các cấp, các ngành cần nghiên cứu triển khai thực hiện nghiêm túc, tiến tới giảm họp. Gắn với đó là đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý điều hành, cải cách hành chính của các cấp, cơ quan, đơn vị.

Theo chia sẻ của Giám đốc Sở Giao thông Vận tải Nguyễn Hồng Kỳ, ngoài các cuộc họp giao ban định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, sơ kết 6 tháng, tổng kết năm theo quy chế hoặc có những vấn đề vướng mắc khó giải quyết phải họp bàn, nhiều nội dung chuyên môn cần giải quyết hay trưng cầu ý kiến đều điều hành nhóm thông qua tiện ích của Internet như: Zalo, Viber, Instagram… thay vì triệu tập để ngồi họp với nhau. Kể cả khi cần lấy ý kiến các chuyên gia ngoài ngành thì người quản trị cho họ vào nhóm và khi không cần thiết thì rút họ ra khỏi nhóm, vừa đảm bảo kịp thời, phát huy được trí tuệ của nhiều người và đặc biệt không làm ảnh hưởng đến công việc chuyên môn. Đối với việc chỉ đạo triển khai nhiệm vụ theo chuyên đề hoặc giải quyết các vấn đề thuộc từng địa phương thì ngành tổ chức theo mô hình trực tuyến nội bộ sở.

Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý giao thông - vận tải tại Sở Giao thông Vận tải.

Tương tự, tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, thay vì tổ chức các cuộc họp thì các nội dung đều được giao cho một phòng chuyên môn chủ trì tổng hợp các ý kiến tham gia góp ý của các phòng chuyên môn  thông qua hệ thống mạng nội bộ trước khi trình lấy ý kiến của ban giám đốc. Theo ông Trần Văn Nhàn – Chánh Văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu tư, thông qua hình thức này, vừa giảm được họp, vừa nâng cao trách nhiệm và chất lượng góp ý của các phòng chuyên môn, bởi quá trình triển khai trong thực tiễn, nếu có vấn đề vướng mắc, tồn tại thì vẫn truy “vết” được các ý kiến của các phòng và đảm bảo tiến độ công việc. Ông Nhàn cũng cho rằng, việc tổ chức các cuộc họp, ngoài các cuộc họp theo quy chế thì chỉ khi các vấn đề cần giải quyết có nhiều khó khăn, vướng mắc hoặc quá chức năng, nhiệm vụ thì được tổng hợp, đưa vào kế hoạch để tiến hành họp tích hợp nhiều nội dung trong đó.

Bên cạnh đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động điều hành, quản lý ở các cấp, cơ quan, đơn vị để giảm họp, theo bà Thái Thị An Chung – Phó trưởng Ban Pháp chế HĐND tỉnh thì kiến nghị UBND tỉnh và các ngành cần nghiên cứu để tích hợp nhiều nội dung trong một cuộc họp để giảm họp, giảm việc đi lại của các cấp, các ngành, nhất là các huyện xa về tỉnh; tránh tình trạng như hiện nay, có ngành tổ chức 2 – 3 cuộc tổng kết cuối năm theo từng lĩnh vực riêng biệt.  Cùng với đó là tăng cường triển khai hội nghị trực tuyến, kể cả tổng kết hay triển khai nhiệm vụ hay văn bản nào đó.

Đồng tình với ý kiến bà Chung, ông Phan Văn Tuyên – Chủ tịch UBND huyện Yên Thành kiến nghị, không nhất thiết là cứ có văn bản hay chủ trương mới nào cũng tổ chức hội nghị để quán triệt, triển khai mà thay vào đó là gửi công văn hoặc thư điện tử triển khai thực hiện hoặc tổ chức hội nghị trực tuyến. Gắn với đó, theo ý kiến bà Chung và ông Tuyên thì tỉnh tiếp tục phân công, phân cấp mạnh cho các sở, ngành, cấp huyện, từ đó tăng tính chịu trách nhiệm của giám đốc các sở, ngành và Chủ tịch UBND cấp huyện, tránh việc khó đẩy lên UBND tỉnh bàn bạc, quyết định để sinh ra hội họp; đồng thời nâng cao chất lượng tham mưu để tránh tổ chức nhiều cuộc họp bàn đi, bàn lại. Ngoài các giải pháp nêu trên, thiết nghĩ việc triển khai thực hiện hiệu quả Nghị quyết Trung ương 6 (khóa XII) để sắp xếp, tinh gọn bộ máy của hệ thống chính trị để giảm các đầu mối, tầng nấc; gắn với đó là nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức; nghiên cứu giảm các ban chỉ đạo ở các cấp – bởi đây cũng là yếu tố phát sinh các cuộc họp.

Hội họp là một trong những phương thức nhằm thực hiện công tác chỉ đạo, lãnh đạo, quản lý, điều hành của các cấp, ngành, cơ quan, đơn vị. Chính vì vậy, đây là hoạt động không thể thiếu trong việc duy trì cơ chế thông tin – liên lạc, truyền đạt chủ trương, chính sách của các cấp, ngành. Tuy vậy, việc tổ chức hội họp quá nhiều, đã và đang tạo lực cản trong việc hoàn thành nhiệm vụ chính trị ở từng cấp, từng ngành; làm cản trở chủ trương hiện đại hóa hành chính, cải cách hành chính và xây dựng đội ngũ cán bộ gần dân, sát dân, có trách nhiệm với dân. Vì vậy, các cấp, các ngành cần chủ động nghiên cứu để có giải pháp thiết thực để vừa giảm họp và nâng cao chất lượng các cuộc họp trong thời gian tới.

Cán bộ xã Mường Nọc, huyện Quế Phong hướng dẫn đồng bào chăm sóc rau vụ đông; Cán bộ, công chức xã Trung Sơn, huyện Đô Lương trực tiếp vào cuộc tham gia xây dựng nông thôn mới tạo bồn hoa cây cảnh tại trụ sở xã.