Ngày 9/6/2020, UBND tỉnh Nghệ An đã ban hành Quyết định số 1811/QĐ-UBND về Kế hoạch thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử trên địa bàn tỉnh vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc. Báo Nghệ An đã có cuộc trao đổi với ông Nguyễn Công Hoan - Phó Giám đốc Sở Tư pháp về việc triển khai thực hiện kế hoạch này.
P.V: Xin ông cho biết mục đích, ý nghĩa của việc thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử trên địa bàn Nghệ An vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử Quốc gia?
Ông Nguyễn Công Hoan: Việc quản lý sổ hộ tịch trên địa bàn Nghệ An từ trước đến nay đều bằng phương pháp thủ công (lưu giữ sổ giấy). Mỗi sự kiện hộ tịch được ghi nhận trong một sổ riêng dẫn đến dữ liệu hộ tịch của cá nhân bị phân tán, không xâu chuỗi, không kết nối được với nhau, gây khó khăn trong kiểm soát thông tin về hộ tịch của từng cá nhân.
Bên cạnh đó, hầu hết sổ hộ tịch từ những năm 1990 trở về trước đã cũ, rách, thậm chí nhiều địa phương không còn lưu trữ được, trong khi theo tinh thần của Luật Hộ tịch: Sổ hộ tịch phải được lưu trữ vĩnh viễn, được giữ gìn, bảo quản để sử dụng, phục vụ nhu cầu của Nhân dân và hoạt động quản lý nhà nước. Xuất phát từ thực trạng trên, việc thực hiện số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn tỉnh Nghệ An là hết sức cần thiết và có ý nghĩa rất lớn trong việc lưu giữ, khai thác thông tin hộ tịch của cá nhân.
Số hóa sổ hộ tịch không chỉ nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ sổ gốc, đồng nhất các loại hình tài liệu, giúp quản lý, khai thác tập trung; mà còn từng bước xây dựng và tạo lập cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đảm bảo triển khai đồng bộ, thống nhất việc thực hiện số hóa sổ hộ tịch cũ tại địa phương vào cơ sở dữ liệu hộ tịch toàn quốc. Cùng đó, nhằm thiết lập hệ thống thông tin hộ tịch đồng bộ, thông suốt giữa các cơ quan đăng ký hộ tịch ở địa phương; bảo đảm việc kết nối liên thông, chia sẻ, cung cấp thông tin cho cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác. Qua đó, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả, hiện đại hóa công tác quản lý nhà nước về hộ tịch trên địa bàn tỉnh, góp phần đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, nâng cao chỉ số hiệu quả quản trị và hành chính công cấp tỉnh (PAPI), tạo nền tảng phát triển chính quyền điện tử.
Việc thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch sẽ bảo đảm tối đa lợi ích cho người dân, hướng tới công dân Nghệ An có thể yêu cầu cấp trích lục bản sao hộ tịch ở tất cả các cơ quan quản lý dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh, cũng như ở các tỉnh khác trong cả nước.
PV: Là đơn vị được UBND tỉnh giao chủ trì thực hiện kế hoạch, Sở Tư pháp đã xây dựng lộ trình phối hợp triển khai với UBND các huyện, thành, thị, các ngành liên quan như thế nào?
Ông Nguyễn Công Hoan: Trên cơ sở Công văn số 1437/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 của Bộ Tư pháp và Công văn số 72/UBND-TH ngày 06/01/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc hướng dẫn số hóa sổ hộ tịch, Sở Tư pháp đã tham mưu UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1811/QĐ-UBND ngày 09/6/2020 ban hành Kế hoạch thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử trên địa bàn tỉnh Nghệ An vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc. Theo đó, các nội dung chính đã được xác định, cụ thể: Niên độ thực hiện việc số hóa dữ liệu hộ tịch điện tử toàn tỉnh trong thời gian 03 năm, từ năm 2020 đến năm 2022; Sở Tư pháp là cơ quan chủ trì, triển khai thống nhất việc thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn toàn tỉnh.
Đến nay, Sở Tư pháp đã 2 lần tiến hành khảo sát, rà soát tình hình lưu trữ, thống kê số lượng sổ hộ tịch trên địa bàn tỉnh từ trước năm 1975 đến năm 2017 – thời điểm Nghệ An triển khai đồng bộ phần mềm hộ tịch điện tử với kết quả hơn 2 triệu trường hợp đăng ký; 29.460 sổ hộ tịch. Bên cạnh đó, Sở cũng đã hướng dẫn Phòng Tư pháp các huyện, thành phố, thị xã; UBND cấp xã tiến hành hiệu chỉnh dữ liệu, hoàn chỉnh thông tin và sắp xếp sổ hộ tịch ngăn nắp, khoa học chuẩn bị cho việc số hóa. Đồng thời, phối hợp với Sở Tài chính, các đơn vị có liên quan trong việc thẩm định kinh phí triển khai thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch năm 2020, 2021.
P.V: Quá trình triển khai thực hiện số hóa hộ tịch đối với một tỉnh diện tích rộng, người đông như Nghệ An hẳn gặp không ít khó khăn, thưa ông?
Ông Nguyễn Công Hoan: Qua công tác kiểm tra, rà soát tình hình lưu trữ sổ hộ tịch tại 460 đơn vị cấp xã, 21 đơn vị cấp huyện cho thấy nhiều khó khăn, bất cập trong việc lưu trữ, ghi chép, dẫn đến những vướng mắc trong việc hiệu chỉnh thông tin, thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch; cụ thể:
Hầu hết các trường hợp đăng ký hộ tịch trước đây do sổ hộ tịch qua các thời kỳ thay đổi về biểu mẫu, nội dung các thông tin cá nhân không thống nhất, đồng bộ; một số trường hợp thông tin bản chính đã được cấp và thông tin trong sổ hộ tịch không thống nhất với nhau; cán bộ hộ tịch ghi chép chưa thực sự đầy đủ, do đó việc cập nhật các thông tin cá nhân gặp nhiều khó khăn.
Một số sổ hộ tịch giai đoạn trước đã cũ, rách nát và khó xác định thông tin của người đăng ký; sổ hộ tịch qua các giai đoạn cũ, màu giấy kém nên thông tin người đăng ký bị mờ, không rõ nét…
Nhiều trường hợp được đăng ký một sự kiện hộ tịch 2, 3 lần ở các năm và các sổ khác nhau; sổ hộ tịch viết liên tục nhiều năm không có chốt sổ, khóa sổ, không ghi số thứ tự trang; không ghi ngày tháng năm đăng ký, không đánh dấu tại các ô đăng ký đúng hạn, quá hạn hay đăng ký lại… Số thứ tự đăng ký lệch với số trường hợp đăng ký; tổng số trang lệch với tổng số trường hợp đăng ký; có nhiều sổ nhưng đăng ký sự kiện hộ tịch nhiều năm lộn xộn, không theo thứ tự…
Nhiều trường hợp con chưa xác định được cha nhưng khi đăng ký không theo họ mẹ; có những trường hợp khai sinh cha một họ, mẹ một họ, con một họ mà không theo họ của cha hay mẹ. Giấy tờ bằng cấp của đứa trẻ từ bé đến lớn đều theo họ đã được đăng ký trong giấy khai sinh.
Sổ đăng ký kết hôn nhưng vừa nhập thông tin đăng ký kết hôn, vừa nhập thông tin cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; sổ hộ tịch bị tẩy xóa thông tin, khó xác định được thông tin chính xác, khi đối chiếu với bản chính, thông tin trong sổ không thống nhất với thông tin trên bản chính đã cấp…
Một số đơn vị có hiện tượng khai tử lấy ngày tháng năm chết trùng với ngày tháng năm đi khai tử (thực hiện đồng loạt cả năm); một số trường hợp khi đăng ký hộ tịch sổ hộ tịch hết trang công chức tư pháp thực hiện đăng ký ghi vào trang bìa của sổ…
Với những khó khăn, vướng mắc nêu trên, Sở Tư pháp đã có kiến nghị trực tiếp với Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, Cục Công nghệ thông tin – Bộ Tư pháp kịp thời có hướng dẫn để địa phương chủ động hơn trong việc triển khai thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch. Đồng thời, đề nghị UBND tỉnh chỉ đạo UBND các huyện, thành phố, thị xã; các sở, ngành, đơn vị có liên quan phối hợp chặt chẽ với Sở Tư pháp bảo đảm nguồn nhân lực, cơ sở vật chất và phương tiện làm việc phục vụ cho hoạt động số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử để cập nhật, kết nối và chia sẻ trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc đúng tiến độ đề ra.
P.V: Trân trọng cảm ơn ông về cuộc trao đổi!
